Jak przyrządzić poprawny e-mail? – poradnik

Na szkoleniu pt. „Kultura języka” tłumaczyliśmy ostatnio zasady grzeczności językowej w korespondencji i sporo uwagi poświęciliśmy e-mailom. Kiedy wyjaśnialiśmy, dlaczego formuła „Witam!”, coraz częściej spotykana dziś w e-mailach, nie należy do najlepszych z punktu widzenia językowego savoir-vivre’u, ktoś z sali zaprotestował. Usłyszeliśmy: „Dziś już nikt nie odczuwa tej formuły jako protekcjonalnej, to chyba kolejny wymysł językoznawców, którzy chcą nam utrudnić życie”. Ponieważ z takim protestem spotkaliśmy się nie po raz pierwszy i znów skutecznie udało nam się przekonać słuchaczy, że lepiej jest unikać słowa „Witam!”, pomyśleliśmy, że warto uporządkować kwestie związane z tworzeniem e-maili. Oto przydatny, jak mamy nadzieję, przepis na poprawnie przygotowany list elektroniczny:
1. „Witam!” jako formuła powitalna, otwierająca e-mail: w korespondencji oficjalnej radzimy jej nie używać, gdyż przez odbiorcę listu może zostać odczytana jako protekcjonalna. Wita bowiem ktoś, kto czuje się gospodarzem, kto jest wyższy rangą/starszy/ważniejszy niż osoba witana – ta treść jest wciąż dla wielu użytkowników języka polskiego mocno wyczuwalna w słowie „Witam!”, a przez to formuła ta uznawana jest za niegrzeczną. Z tego powodu nie warto ryzykować takiego początku e-maila, zwłaszcza w korespondencji służbowej, kiedy nie znamy odbiorcy naszego listu albo – gdy zwracamy się do niego z prośbą czy propozycją i to od decyzji adresata zależy efekt naszych starań. Dobrym otwarciem e-maila w takim przypadku będzie uniwersalne „Dzień dobry” lub „Szanowna Pani/ Szanowny Panie/ Szanowni Państwo”. Te powitania na pewno nikogo nie urażą, a w służbowym e-mailu ich oficjalny ton nie zostanie odczytany jako nieodpowiedni, bo nadmiernie grzeczny. Zasada, która dobrze pasuje także do korespondencji e-mailowej, brzmi bowiem: lepszy jest nadmiar grzeczności niż urażenie adresata.
2. Formuła na zakończenie e-maila powinna być dostosowana w tonie do formuły powitalnej. Zatem w bardzo oficjalnym liście wypada zakończyć wyrażeniem „Z poważaniem” i zamieścić poniżej swój podpis (koniecznie pełnym imieniem i nazwiskiem). Odradzamy bardziej staroświeckie formy w stylu „Z wyrazami szacunku”, które w korespondencji elektronicznej nazbyt już będą trącić myszką. W e-mailu, który rozpoczęliśmy słowami „Dzień dobry” i który ma mniej formalny charakter, możemy użyć słów „Pozdrawiam” (bardziej poufałe) czy „Z pozdrowieniami” (ta formuła, przez podobieństwo konstrukcyjne do wyrażenia „Z poważaniem” wydaje się dość neutralna) – radzimy jednak, by zawsze w takim przypadku chwilę zastanowić się, kto będzie odbiorcą naszego listu i w jakiej relacji z nim pozostajemy.
3. Interpunkcja – powitanie: zasadą stosowaną przez wiele lat w korespondencji tradycyjnej tworzonej w języku polskim było zamykanie formuły powitalnej wykrzyknikiem (np. „Szanowna Pani!”) i zaczynanie pierwszego zdania listu wielką literą. Wpływ języka angielskiego przyniósł tu pewne zamieszanie – po formule powitalnej zaczęto stawiać przecinek (jako bardziej neutralny znak interpunkcyjny) i pojawił się problem ortograficzny: jak zaczynać pierwsze zdanie listu – wielką czy małą literą. Nie pora tu, by analizować wszystkie „za” i „przeciw”, dlatego radzimy: w listach elektronicznych, które rządzą się nieco innymi prawami (choćby ze względu na reguły edycji e-maili) nie ma przeszkód, by po formule powitalnej stawiać przecinek i pierwsze zdanie listu zaczynać małą literą. Zatem piszmy np.: „Szanowna Pani,/ zwracam się z uprzejmą prośbą...”; „Szanowni Państwo,/ chciałbym zgłosić swoją kandydaturę na stanowisko...” itp.
4. Interpunkcja – pożegnanie: zapewne dla wielu osób będzie to zaskoczeniem, ale zasady interpunkcyjne, jakie obowiązują przy kończeniu listu, mówią wyraźnie – po formule pożegnalnej, a przed podpisem nie stawiamy przecinka, podpis nadawcy listu zamieszczamy w następnej linijce, bez kropki. Zatem powinniśmy pisać np.: „Z poważaniem/ Jan Kowalski”; „Z pozdrowieniami/ Anna Kozioł”; „Pozdrawiam/ Andrzej Trąbka” itp.
Tym, którzy chcieliby wiedzieć więcej na temat poprawności językowej i grzeczności w korespondencji, polecamy m.in. książkę M. Marcjanik „Mówimy uprzejmie”. A my do tematu jeszcze zapewne nie raz wrócimy.